Privacy Statement

Bij Honescon hechten wij veel belang aan de privacy van onze klanten en relaties. Daarom zijn wij graag transparant over welke gegevens wij over u verzamelen, voor welke doeleinden wij deze gegevens bewaren en hoe wij deze gegevens zo goed mogelijk beschermen. In dit Privacy Statement lichten wij graag aan u toe welk privacy beleid wij voeren.

1.      GDPR / AVG wetgeving
Vanaf 25 mei 2018 moet ieder Europees bedrijf voldoen aan de GDPR (General Data Protection Regulation) regelgeving, die in de Nederlandse wet geïmplementeerd wordt als de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Het doel van deze wet is de bescherming van natuurlijke personen, in verband met de verwerking van persoonsgegevens.

Meer informatie hierover kunt u vinden via de onderstaande link:
Algemene Verordening Gegevensbescherming

Waar in dit document de term GDPR vermeld staat, kan dit tevens vervangen worden door de term AVG.

2.      Definitie persoonsgegevens
Wat verstaan wij onder persoonsgegevens in de context van de dienstverlening van Honescon?

  • Persoonsgegevens
    • Gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon
    • Hieronder vallen: naam, e-mailadres, persoonlijk/zakelijk huisadres, rekeningnummer, creditcardnummer
  • Pseudo persoonsgegevens (indirect identificeerbare persoonsgegevens)
    • Niet herleidbaar tot een natuurlijk persoon zonder aanvullende informatie
    • Hieronder valt het opvragen van een uittreksel bij de Kamer van Koophandel

De GDPR slaat op Natuurlijke personen en niet op Rechtspersonen.

3.      Verwerking persoonsgegevens
In dit Privacy Statement lichten wij toe welke gegevens wij verzamelen en voor welke doeleinden wij deze gegevens gebruiken. Dit doen wij op basis van de verschillende manieren waarop wij persoonsgegevens verkrijgen.

4.      Welke gegevens slaat Honescon op en met welk doel?
Zoals u zult begrijpen, slaat Honescon gegevens van haar klanten op. De gegevens die opgeslagen worden, verschillen per klant. Het doel van Honescon bij het opslaan van de gegevens van klanten is haar dienstverlening uit te kunnen voeren.

Persoonlijke gegevens t.b.v. het vastleggen van alle relevante afspraken in dienstverleningsovereenkomsten

  • In het geval dat de klant een natuurlijk persoon betreft, zijn de volgende gegevens geen rechtspersoon gegevens, maar gegevens van een natuurlijk persoon:
    – naam
    – e-mailadres
    – vast en/of mobiel telefoonnummer
    – adres, postcode en plaats

Ons doel:
Deze gegevens hebben wij nodig om alle afspraken die betrekking hebben op het uitvoeren van onze diensten vast te leggen in een rechtsgeldige overeenkomst tot dienstverlening. Deze overeenkomsten zijn de opdrachtbevestiging van de klanten aan Honescon.

Persoonlijke gegevens t.b.v. de financiële administratie en facturatie

  • In het geval dat de klant een natuurlijk persoon betreft, zijn de volgende gegevens geen rechtspersoon gegevens, maar gegevens van een natuurlijk persoon:
    – naam
    – e-mailadres
    – vast en/of mobiel telefoonnummer
    – adres, postcode en plaats
    – bankrekeningnummer

Ons doel:
Deze gegevens hebben wij nodig om onze financiële administratie op correcte wijze te kunnen voeren en om rechtsgeldige facturen te kunnen maken.

5.      Hoe houden we uw data veilig?
Honescon streeft er uiteraard naar uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen.

Kantoorautomatisering:
Honescon werkt ‘in the cloud’ met Google G Suite als standaard kantoorautomatisering. De functies die Honescon hierbij gebruikt zijn: e-mail, opslag van bestanden, tekstverwerker, spreadsheet, presentaties, agenda en contactpersonen. Back ups van deze gegevens worden automatisch en ‘real time’ gegenereerd.

  • Gegevens die opgeslagen kunnen zijn in de Google G Suite zijn:
    – naam
    – e-mailadres
    – vast en/of mobiel telefoonnummer
    – adres, postcode en plaats
    – bankrekeningnummer

Het gebruik van computers binnen Honescon:
Wij maken gebruik van laptops voor de uitvoering van onze werkzaamheden. Onze laptops zijn voorzien van de volgende beveiligingsmaatregelen: wachtwoordbeveiliging middels een lokaal toegangswachtwoord, encryptie op de lokale hard disk en geïnstalleerde anti-virus software.

De website van Honescon:
De website van Honescon (www.honescon.nl) is beveiligd met een SSL certificaat, waardoor gegevens die via de website worden opgeslagen tevens goed beschermd zijn.

6.      Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden bewaard tot 3 jaar na beëindiging van de dienstverlening. Als op grond van wetgeving een langere bewaarplicht geldt, wordt de wettelijke bewaartermijn toegepast.

7.      Protocollen met betrekking tot de GDPR
Voor de uitvoering van de procedures, die binnen de wettelijke bepalingen van de GDPR vallen, zijn protocollen opgesteld. Deze protocollen hebben betrekking op gegevens van natuurlijke personen en zijn o.a. gericht op het beantwoorden van onderstaande vragen.

  • Waar en hoe kan de betrokkene vragen om inzage, rectificatie en/of het wissen van persoonsgegevens (right to be forgotten)?
  • Waar en hoe kan de betrokkene klachten indienen of bezwaar maken?

Ons antwoord:
Betrokkene dient een e-mail met daarin het concrete verzoek te sturen naar het volgende
e-mailadres: gdpr@honescon.nl. Aan een dergelijk verzoek zal door Honescon vervolgens binnen 14 dagen voldaan worden.

8.      Verwerkersovereenkomsten t.b.v. samenwerking met andere bedrijven
Honescon werkt ook samen met andere bedrijven om haar klanten optimaal van dienst te kunnen zijn. Met elk ander bedrijf waarmee Honescon samenwerkt en die persoonsgegevens van klanten opslaan, heeft Honescon een verwerkersovereenkomst gesloten. Deze bedrijven voldoen daarmee aan de eisen van de GDPR en hanteren hetzelfde niveau van veiligheid.

9.      Datalekken
In het geval van een datalek wordt dit intern vastgelegd en zal binnen 72 uur na kennisneming overwogen worden of er een wettelijke verplichting is voor het informeren van de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkene(n).

10.   Verantwoordelijk functionaris en contact
Honescon heeft een DPO (Data Protection Officer) aangesteld, die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming. Voor vragen of opmerkingen met betrekking tot het Privacy Statement kunt u contact opnemen met de DPO (Data Protection Officer).

De contactgegevens van de DPO (Data Protection Officer) zijn:

Bovenstaand e-mailadres is door Honescon specifiek voor dit doel aangemaakt.

11.   Wijzigingen in het Privacy Statement
Indien Honescon mocht besluiten haar privacy beleid aan te passen, worden de wijzigingen direct opgenomen in dit Privacy Statement. Wij raden u daarom aan regelmatig dit Privacy Statement te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

De laatste wijziging in dit Privacy Statement is gedaan op: 1 mei 2018.